Acreditaciones en eventos de geocaching: claves, formatos y posibilidades

Las acreditaciones en los eventos de geocaching no son solo un recuerdo bonito: son una herramienta útil, una forma de organización y en muchas ocasiones un detalle diferenciador que marca la calidad del evento. En este artículo te contamos qué son, cuándo y por qué ofrecerlas, diferentes formatos y soportes, y algunas ideas prácticas para su diseño y personalización. Además, plantearemos pros y contras de las variadas posibilidades que tenemos para elegir la acreditación ideal para nuestro evento particular.

¿Qué es una acreditación en un evento de geocaching?

Una acreditación es una tarjeta identificativa que se entrega a los asistentes de un evento. Generalmente incluye la imagen del evento y/o del organizador, el nombre del participante, y algún dato más (cronograma, actividades programadas, contratadas y pagadas, elementos escondidos para actividades o mysterys, información util…).

Suele ir acompañada de un cordón o lanyard (con al imagen coorporativa del evento o de algún patrocinador) para llevarla colgada al cuello, aunque también existen otros sistemas.

Puede parecer solo una tarjeta colgada al cuello, pero en realidad es una llave maestra para moverte por el evento como pez en un T5, un salvavidas social “¿Tú eres el de ese mystery imposible? ¡Encantado!”, un recuerdo que, admitámoslo, guardarás con más cariño que algunas geocoins, y un accesorio que combina a la perfección con tu camiseta de Signal.

¿Cuándo dar acreditaciones?

No todos los eventos requieren acreditación, pero es habitual encontrarlas en:

Megaeventos y Gigaeventos, donde hay una gran afluencia de asistentes y múltiples actividades simultáneas.
CITOs (Cache In Trash Out), especialmente si implican desplazamientos, tareas organizadas por grupos o colaboración con entidades externas. Aunque últimamente se promueve reutilizarlas de eventos anteriores para fomentar la actitudCITO.
Eventos temáticos o talleres, donde ayudan a identificar a los participantes, ponentes o voluntarios.
«Eventazos» locales, aunque no sean mega, donde la organización quiere ofrecer una experiencia cuidada y diferenciada. Suelen ser también eventos de fin de semana.

¿Por qué usar acreditaciones?

Identificación visual rápida del asistente por parte del STAFF y de entidades colaboradoras locales, sin duda importante ya que los participantes tienen…
… Acceso a ventajas: entradas gratuitas o con descuento a museos, espacios naturales, establecimientos…
Organización y seguridad, especialmente en espacios compartidos o con actividades por grupos, como visitas o comidas, en horario cerrado o libre. La propia acreditación puede dar información de que la actividad se ha pagado con antelación (pegatina o sello al dorso, aunque también puede ser a través de tickets independientes).
Recuerdo coleccionable para los asistentes.
Control de acceso a zonas específicas o actividades si es necesario.
Networking (establecer y mantener relaciones) entre geocachers, sobre todo si llevan su nick impreso o escrito.
Otros usos para actividades del evento, como Mysterys o Labs, u otras actividades que no sean de geocaching.

Posibilidades de diseño y materiales

Algo que es importante a la hora de hacer el diseño, y después de valorar las distintas utilidades que se va a dar a la acreditación, es decidir el tamaño.

Formatos y tamaños habituales

Las acreditaciones pueden variar en forma y tamaño. Los formatos frecuentes son los siguientes:

ID-1 (85 × 55 mm): tipo tarjeta bancaria, el más compacto. Ideal para incluir lo básico.
A7 (105 × 74 mm): formato clásico de acreditación. Permite incluir algo más de información. Buen equilibrio entre tamaño y legibilidad.
A6 (148 × 105 mm): equilibrio entre tamaño y comodidad, ya que permite incluir más información sin ser incómodo.
A5 (210 × 148 mm): tamaño grande tipo pase de festival. Espacio ideal para cronograma, mapa, QR…
Formatos creativos, especiales o troquelados: yendo más allá del soporte rectangular guillotinado, podemos plantear siluetas con forma de contenedor, logotipo, personaje… respetando y siendo coherente con la temática del evento. Desde luego acreditaciones muy vistosas, pero más complejas y costosas de producir, más que en dinero, en tiempo de ejecución.

Merece la pena conocer estos formatos a la hora de diseñar e imprimir (con nuestra impresora o en imprenta con el consecuente acabado profesional y mordisco a nuestro presupuesto).

Los pros y contras tienen que ver con la información que se quiera poner en la acreditación, y en la molestia que puede resultar llevarla. Hay que jugar con ambas cuestiones.

Soporte (material)

El material influye en la durabilidad y la imagen del evento, pero también en la economía del equipo organizador (no olvidemos que aunque sea un regalo, siempre alguien detrás que paga):

Papel estándar: barato, fácil de imprimir. Necesita plastificado si se quiere durabilidad, sobre todo teniendo en cuenta la tralla que tiene un evento, o el contexto estacional y/o climatológico del mismo.
- Una alternativa al papel impreso y recortado es la pegatina impresa y recortada. Cómoda y eficaz para ver el nombre. Inconvenientes: si se usa, no queda para el recuerdo del geocacher.
- Otra opción son los stickers «Hello, my name is…». Estas pegatinas son la inspiración de Trackable Event Cache Name Tag de geocaching. Un inconveniente a añadir a lo anterior es que no aparece la imagen del evento. Por decir alguna ventaja, se puede comprar cantidad (rollos) y usarse varias veces hasta que se acabe la remesa comprada.
Cartulina plastificada (mate o brillo): buena resistencia y aspecto profesional. Relación calidad-precio ideal.
PVC rígido o poliéster tipo carnet: alta resistencia y acabado premium. Ideal para eventos grandes, con mucha presencia a la intemperie y como recuerdo duradero.
- Pros: mayor resistencia (ideal para actividades al aire libre y de varios días). Acabado profesional, da prestigio al evento. Se puede imprimir a doble cara.
- Contras: coste más elevado. Menos ecológico que papel o cartón. Mayor tiempo de producción.
Material reciclado o ecológico: perfecto para CITOs o eventos con enfoque ambiental.
Madera, metacrilato o acrílicos: muy originales, pero más costosos y pesados. Recomendado para STAFF, o invitados especiales (Signal, lackeys, voluntarios, políticos, colaboradores…).

¿Con lanyard o sin lanyard?

Podría dar para otro artículo, pero preferimos que quede aquí.

El lanyard (o cordón) es un complemento clásico de las acreditaciones en eventos. Permite llevar la tarjeta colgada al cuello de forma visible, cómoda y segura. Aunque no es imprescindible, su inclusión aporta múltiples beneficios y puede adaptarse al estilo del evento.

Si elegimos la opción de no dar lanyard (opción económica y ecológica), tenemos que ser consciente que hay que utilizar otros medios para conseguir una acreditación visible, como pinzas de cocodrilo o imperdibles, por lo que se puede usar otros soportes como las ya citadas pegatinas, pulseras (acredita ser participante, pero no te identifica 0 chapas (que ya están siendo utilizadas como acreditación en otros eventos).

Ventajas de usar lanyard

Comodidad: permite tener la acreditación a mano sin tener que guardarla o sacarla constantemente.
Visibilidad: facilita la identificación rápida entre asistentes, sobre todo si se incluye el nick en tamaño visible.
Elemento distintivo: se puede usar para diferenciar roles (staff, voluntarios, ponentes, participantes…), aunque da más visibilidad la ropa del evento de color distinto (el llamativo para la organización, el neutro para que los buscadores no llamen la atención).
Recuerdo coleccionable: muchos geocachers guardan sus lanyards como parte de su colección personal.
Espacio promocional: permite incluir además de la imagen corporativa del evento también la de los distintos patrocinadores.
Versatilidad y seguridad: algunos modelos están pensados para llevar boli, GPS o incluyen cierre de seguridad anti-tirones (ideal para niños o zonas con vegetación).

Tipos de lanyards

Sencillos de cordón o cinta plana (nylon/poliéster)
- Los más comunes.
- Disponibles en muchos colores.
- Económicos y funcionales.
- Posibilidad de personalizarlos con serigrafía o sublimación.
Personalizados con impresión
- Cinta ancha con impresión del logo del evento, fecha o frases.
- Muy vistosos y coleccionables.
- Mayor coste, pero gran impacto visual.
- Se suelen usar en Megas o eventos especiales.
De doble cierre
- Ideal para las acreditaciones y/o dundas con doble agujero para que no se de la vuelta y sea visible la identidad de los asistentes.
Con cierre de seguridad
- Incorporan un sistema de apertura en caso de tirón fuerte (clip o broche que se suelta).
- Recomendado para eventos familiares o al aire libre.
- Da un plus de tranquilidad.
Con portaacreditación integrado (funda de plástico)
- La acreditación se coloca dentro de una funda transparente.
- Protege del agua, polvo y rozaduras.
- Reutilizable para otros eventos.
- Ideal si no se quiere imprimir en PVC o plastificar.
Ecológicos o reciclados
- Fabricados con materiales sostenibles como algodón orgánico, corcho, yute o plástico reciclado.
- Muy valorados en CITOs o eventos con conciencia ambiental.
- Imagen responsable y actual.
Tipo yoyo o retráctil
- Permite llevar la acreditación enganchada al cinturón o mochila, con cordón extensible.
- Menos usados en geocaching, pero interesantes para staff o tareas logísticas.

¿Qué incluir en el anverso y reverso?

Anverso, o la portada:

Está clara la información básica que poner, pero no está de más especificarla.

Logo del evento.
Fecha y lugar.
Nick del geocacher, que dependiendo puede ser al momento con rotulador o ya impresa.
Grupo asignado o actividad (si aasí lo dispone la organización).
Código rastreable (se desarrolla más adelante).

Reverso, o más información útil:

Esta información ya depende del criterio de los organizadores. Esta doble impresión es sobrecosto, pero si facilita la organización y el desarrollo del evento, seguro que merece la pena.

Mapa, cronograma o instrucciones varias impresas o en código QR (con un título que especifica a dónde te lleva cada QR) aunque como geocachers, tenemos claro cómo ir a la página con el programa.
Espacio para sellos o ppegatinas para actividades programadas y con costo (comidas, visitas…).

Personalización: ¿merece la pena?

Acreditaciones personalizadas (con nick):
- Pros: Más impactante y útil (pequeño tutorial para hacerlo con canva).
- Contras: Requiere gestión previa, cierre de inscripciones y hace menos ágil la entrega de acreditación, algo que no merece la pena cuando hay mucha asistencia.
Genéricas:
- Pros: Más rápidas de hacer y entregar y versátiles.
- Contras: Menos memorables.
Opción mixta: lo mejor de ambos mundos. Personalizadas para los inscritos con antelación (interesante marcar la fecha límite en la página del evento) y genéricas para el resto.

¿Incluir un rastreable en la acreditación?

En algunos eventos, especialmente Megas, hay merchandasing con códigos rastrebales como camisetas, geocoin o tags. ¿Por qué no en las acreditaciones, ya que HQ regala estos códigos cuando se consigue el status?.

Ventajas:

Añade valor: es un recuerdo activo.
Genera interacción y movimiento.
Aumenta la visibilidad del evento.
Puede plantearse una actividad con premio, la de visualizar el mayo número de estos códigos.

Inconvenientes:

Tiene coste (código + impresión).
No todos saben usarlo correctamente.
Riesgo de mal uso si se comparte.

Sería interesante, como hemos mencionado en la presonalización, una opción mixta en la que determinadas acreditaciones sean rastreables como el STAFF o los primeros inscritos.

¿Qué más se puede añadir?

Distintivos de rol: colores o iconos diferentes según staff, voluntarios, participantes, visitantes… aunque se puede hacer con los lanyard o las camisetas.
Espacio para sello o firma: ideal si hay pasaporte, checkpoints o retos.
Troquelado o ranura: para añadir tarjetas informativas extra.
Elementos sorpresa o enigmas: que la acreditación contenga números o pistas (¿en luz UV? ¿etiquetas NFC?) para sorteos o actividades del evento.

Conclusión

La acreditación en eventos de geocaching no es obligatoria, pero sí recomendable. Aporta organización, identidad, seguridad y recuerdo. Desde una sencilla cartulina hasta un pase en PVC con rastreable y QR, hay opciones para todo tipo de eventos y presupuestos.

Si estás organizando un evento, plantéate qué nivel de personalización deseas, qué utilidad tendrá para hacer un diseño óptimo y cómo se va a repartir. Con una acreditación bien pensada, no solo mejoras la organización de tu evento: también puedes enriquecer la experiencia de los asistentes, crear conexiones más humanas y ofrecer un recuerdo que perdure.

Y si eres asistente… ¡Llévala con orgullo! ¡Y guárdala con cariño!